Si le management reposait sur 10 commandements, la gestion des priorités serait l’un des premiers principes.

Les dirigeants et les managers efficaces le sont en partie parce qu’ils comprennent les points suivants :

  • Le processus de priorisation
  • Comment hiérarchiser
  • Quand donner la priorité
  • Quelles priorités à faire passer en premier
  • Lesquelles sont à rejeter
  • La priorité est la valeur. La priorisation est une discipline.

La gestion des priorités exige une discipline de fer. C’est une bataille constante. Mais à la fin, les résultats sont tellement probants que vous ne pourrez que recommencer le combat.

Ainsi, posez-vous les questions suivantes :

  • Avez-vous une liste de priorités de plus de 7 items ?
  • Si quelqu’un vous demande vos priorités, nommez-vous des priorités différentes à chaque fois ?
  • Votre liste de priorités change-t-elle constamment au cours d’une semaine ?

Si une réponse est oui, vous avez sans doute un problème de hiérarchisation, ou bien quelqu’un d’autre en fait un problème pour vous.

Problème de priorité N°1 : tout est prioritaire pour votre boss

Certains patrons crachent les priorités à la carabine, comme des plombs au fusil de chasse. Elles sont trop nombreuses et viennent toutes en même temps. Pire encore, votre patron ne précise pas lesquelles sont plus importantes que d’autres.

A mesure qu’une entreprise grandit, les managers ne peuvent pas être là pour surveiller chaque décision. C’est la raison pour laquelle plus une entreprise est vaste et complexe, plus il est important pour les cadres supérieurs de s’assurer que leurs collaborateurs prennent eux-mêmes les décisions en matière de hiérarchisation des priorités.

Un manager efficace dispose de la confiance nécessaire pour déterminer par lui-même l’établissement des priorités. Ainsi, face à votre boss qui vous demanderait où vous en êtes dans vos multiples tâches, voici ce que vous pourriez faire :

  • Donnez-lui une courte liste des priorités les plus importantes basées sur votre jugement personnel. S’il vous demande pourquoi il manque quelque chose, dites-lui que vous aviez à faire des choix et que vous êtes aussi payé pour faire ce tri difficile.
  • Donnez-lui toutes ses priorités, mais divisez-les en section du type priorité élevée, priorité moyenne et priorité faible.
  • Si vous êtes challengé sur la façon dont la liste est priorisée, dites-lui que vous l’avez fait sur la base de ses commentaires antérieurs et de votre jugement. Vous pouvez à ce moment-là lui demander de regarder ce que vous avez fait et de vous indiquer comment redéfinir les priorités en fonction d’une date limite.

Toutes les priorités doivent être basées sur un timing. Une longue liste de « priorités » non hiérarchisées est un moyen sûr de frustrer votre patron et de le mettre sur la défensive.

Problème de priorité N°2 : « Je suis débordé »

Peut-être que votre boss ne vous établit pas une liste de priorités. Mais cela ne vous dédouane pas d’en construire une par vous-même !

J’ai entendu des « Je suis débordé » à plusieurs reprises au cours de ma carrière, de la part de nombreux collègues de travail.

Le fait est qu’ils n’avaient pas vraiment de priorités. Ils ne faisaient pas les choix nécessaires ou n’avaient pas le pouvoir pour le faire. Qu’importe la raison, pour moi c’est carton rouge.

Chaque jour, un manager dispose d’un certain temps et d’énergie. Cela limite le nombre de priorités qu’une personne peut raisonnablement poursuivre.

En d’autres termes, « Je suis débordé » signifie que je prends à mon compte des priorités que je ne peux pas accomplir.

Dans une certaine mesure, « Je suis débordé » signifie également que je veux essayer de faire ou que je pense à trop de priorités en même temps. Ici, c’est sans doute utile de s’arrêter un moment pour décider quelles tâches ne sont pas à faire dans l’immédiat.

Ainsi, allez voir votre boss avec la liste des priorités, expliquez-lui le nombre d’heures que vous travaillez et les mesures que vous prenez pour que tout soit effectué le plus efficacement possible. Demandez-lui ce qui peut sortir de la liste. Assurez-lui que vous retournerez à ces priorités moins importantes lorsque vous aurez terminé les plus urgentes.

Problème de priorité N°3 : est-ce qu’ils vont me virer ?

Avez-vous remarqué comme souvent un manager paniqué pense qu’il peut se faire virer s’il n’atteint pas les objectifs de son service ? Et en retour, ne pas respecter les objectifs d’une autre unité le met complètement à l’abri…

À tort ou à raison, les dirigeants d’entreprise fixent des objectifs et des priorités en fonction de ce qu’ils pensent être dans l’intérêt de l’entreprise.

A mon sens, les managers qui manquent de lucidité fixent leurs objectifs et leurs priorités en fonction de leurs intérêts personnels.

A l’inverse, les managers efficaces acceptent les objectifs de l’entreprise et font de leur mieux pour les atteindre.

Ensuite, ils adoptent des priorités qui profitent à leur unité d’exploitation. Ce n’est qu’alors qu’ils pourront penser à eux-mêmes. Le vrai leadership nécessite de donner la priorité à l’entreprise.

Après de nombreuses années d’expérience en management, cette prise de conscience m’a procuré une tranquillité d’esprit remarquable. J’ai totalement cessé de m’inquiéter pour mon cas personnel !

Problème de priorité N°4 : le raisonnement linéaire

J’appelle raisonner de façon linéaire sur sa liste de priorités le fait de d’abord commencer la 1ère tâche, puis la 2ème, et ainsi de suite.

Les managers efficaces savent que la réalité est très différente, surtout quand ils montent dans la hiérarchie de la direction.

En effet les priorités deviennent plus complexes et prennent plus de temps. Ces managers efficaces abandonnent donc la pensée linéaire et adoptent davantage une approche tridimensionnelle.

Imaginez les priorités sous la forme d’une pyramide composée d’une série de niveaux et de blocs interconnectés.

Par exemple, la croissance des bénéfices est l’une des principales priorités d’une entreprise située au sommet de la pyramide. Un niveau inférieur à cette priorité a trois priorités : la croissance des revenus, le contrôle des coûts et la croissance de la base client.

La croissance des revenus est elle-même liée à plusieurs autres priorités au prochain niveau, telles que la stratégie de tarification et les nouvelles lignes de produits, etc.

Cela signifie que l’établissement de priorités pour les dirigeants et les managers efficaces n’est ni simple, ni figé une bonne fois pour toutes.

Cela exige une réévaluation constante de la part d’un manager qui souhaite aller vers plus d’efficience.