Regards tournés vers l’horloge, ou au loin … Des réponses courtes et non descriptives…

De nombreux managers rencontrent ce type de langage corporel chez leurs collaborateurs lors de leurs entretiens en tête-à-tête. Ils concluent en silence qu’ils doivent sans doute avoir le sentiment de perdre leur temps.

Alors faut-il pour autant laisser de côté les entretiens en un-à-un ?

Pour moi, ce sont les questions posées par le manager qui sont trop vagues. Mais à force de les poser chaque semaine, leur efficacité s’érode. La personne en a marre de répondre à la même demande !

Pour éviter cela, vous devez omettre les questions de routine. Vous trouverez ci-dessous les quatre questions les plus courantes utilisées lors de réunions en tête-à-tête qui ont suscité des réponses sans issue !

#1 – Comment ça va ?

Cela peut apparaître comme un moyen pratique de briser la glace pour débuter un entretien individuel. Pourtant, il est inhabituel d’obtenir une réponse autre que « bien » ou « ça va » …

La conversation s’arrête généralement là. Tout ce que vous vouliez apprendre de personnel, tout sens de relation que vous vouliez créer meurt avec la question « Comment ça va ? ».

En effet, dans notre société, la question « Comment ça va? » est devenue une forme de salutation automatique. Notre réponse est donc devenue tout aussi automatique.

Que pourriez-vous dire à la place ?

Si vous recherchez une façon décontractée et ouverte de lancer un entretien en un-à-un, demandez plutôt « Comment est-ce que tu te sens en ce moment ? »

Cela ne semble pas faire une grande différence, mais en réalité la différence est énorme.

« Comment est-ce que tu te sens en ce moment ? » donne la permission à quelqu’un de parler plus personnellement de sa vie : de ce qu’il a fait ce week-end, de sa situation de famille, de son projet personnel, de la façon dont il gère son travail.

« Comment est-ce que tu te sens en ce moment ? » invite l’autre personne à élaborer une réponse plus précise. Toute autre question liminaire que «Comment ça va?» vous aidera à en apprendre davantage sur la situation de quelqu’un dans sa vie.

#2 – Qu’y-a-t-il de nouveau sur le sujet — ?

Il peut être tentant d’utiliser votre un-à-un pour prendre le temps de vous tenir au courant de ce qui se passe sur un sujet particulier.

Cependant, gardez à l’esprit que, pour commencer, cela gâche complètement l’objectif de votre réunion en tête-à-tête. Une réunion individuelle n’est pas une session de reporting. Ce n’est pas un outil pour rendre des comptes.

Une réunion en un-à-un est votre radar. C’est votre détecteur de métal. C’est l’un des seuls moyens de découvrir ce qui se passe réellement dans votre équipe et ce que pense et ressent un collaborateur.

Problèmes rencontrés par le client, imprévus sur le produit, dynamique d’équipe désordonnée, frustration personnelle tacite : c’est uniquement dans vos points en un-à-un que vous aurez l’occasion d’entendre ce genre de choses.

Certains d’entre vous se disent peut-être que poser cette question les a aidé à mieux comprendre les problèmes de l’équipe. Oui, je suis d’accord avec vous. Cette question peut être utile si vous l’utilisez pour préciser des choses en particulier.

Par exemple, vous pouvez poursuivre avec la question suivante: « Qu’est-ce qui est le plus frustrant à propos de la progression de X jusqu’à présent ? » ou « Où estimes-tu avoir besoin de plus de soutien pour travailler sur X ?« .

Demander simplement « Qu’y-a-t-il de nouveau sur le sujet X » tombe à plat si vous l’utilisez trop régulièrement.

Quelle question poser à la place ?

Demandez quelque chose de spécifique sur le projet, au lieu de demander une mise à jour générale du projet.

Par exemple : « Peux-tu me dire ce qui a été le plus surprenant de travailler sur X jusqu’à présent ? »

Si votre collaborateur a trouvé quelque chose d’étonnant, il y a de bonnes chances que vous trouviez ça surprenant aussi. Un aperçu surprenant est toujours utile pour vous permettre de brosser un tableau précis des problèmes potentiels qui se posent au sein de votre équipe.

#3 – Comment est-ce que je peux t’aider ?

L’intention derrière cette question est louable. Vous voulez aider, vous voulez apporter du soutien, vous voulez savoir ce que vous pouvez faire de mieux.

Cependant, cette question est le pire moyen de le signaler. Pourquoi ? C’est paresseux. Vous êtes en train d’obliger la personne en face de vous à faire tout le travail difficile nécessaire pour trouver la réponse.

Car en effet c’est une question à laquelle il n’est pas aisé de répondre, en particulier comme cela sur le vif, et compte-tenu du fait que vous êtes son manager en position de force.

Vous demandez à une personne de vous critiquer et de proposer quelque chose que vous devriez faire. Si vous posez cette question, les réponses tendent à être « Rien à quoi je puisse penser maintenant », quelque chose de vague ou une réponse qui implique quelque chose que vous êtes déjà en train de faire. Il est rare que vous obteniez une tâche précise et réfléchie que vous irez ensuite mettre en œuvre le lendemain !

Alors que demander à la place ?

Suggérez quelque chose que vous pensez pouvoir faire pour aider. Ensuite, demandez « Qu’en penses-tu ? ».

Par exemple: « Je pense être trop impliqué dans ce projet. Est-ce que je dois être moins présent et faire le point avec toi seulement toutes les deux semaines ? Qu’en penses-tu ? »

En étant ciblé dans ce que vous suggérez, et en le suggérant vous-même, vous aidez cette personne à partager plus facilement les moyens exacts dont elle aurait besoin. Vous aidez vos collaborateurs en suggérant d’abord ce que vous pensez pouvoir faire pour aider.

#4 – Que peut-on améliorer ?

C’est la plus vague des questions. Le problème avec les questions vagues, c’est qu’elles invitent des réponses vagues. Vous encouragez la personne à proposer des idées larges et des suppositions irréfléchies, au lieu de fournir des détails exacts et des exemples pratiques.

Demandez à un collaborateur « Que peut-on améliorer? » et il pense : « Hmm, du point de vue du développement du business ? Des perspectives marketing ? Par où commencer ? »

Certains employés avec lesquels vous travaillerez seront en mesure d’élaborer une réponse riche et distincte à partir de cette question. Mais c’est peu fréquent. Et il est probable qu’ils aient passé beaucoup de temps à réfléchir à la réponse à l’avance. Pour la plupart des employés à qui vous posez cette question sans aucun avertissement, vous recevrez une variante de « Je pense que les choses sont déjà bien optimisées actuellement » dans 90% des cas.

Quelle autre question poser dans ce cas ?

Concentrez vos efforts sur des questions spécifiques plutôt que sur des questions générales.

Par exemple: « Quel est, selon toi, le process le plus négligé du service ? » ou bien « Où penses-tu que nous sommes en retard, et là où les autres entreprises nous surpassent ? »

Notez la spécificité de chacune de ces questions. Plus les questions sont précises, plus elles sont efficaces.

Beaucoup d’entre vous, et je m’inclus dans la liste, se sont retrouvés à poser l’une ou l’autre de ces 4 questions à un moment lors d’un entretien. Pas besoin de paniquer ou d’être dur avec soi-même. Vous n’avez pas infligé de préjudice irréparable à votre équipe !

J’espère plutôt que le partage des conséquences inattendues de ces quatre questions vous incitera à évaluer d’un peu plus près ce que vous demandez lors de vos entretiens individuels.

Car les questions font le gros du travail. Elles déterminent le chemin que prendront vos entretiens en un-à-un. Posez des questions réfléchies et sincères, et plus il est probable que la qualité des réponses soient au rendez-vous.