Vous avez probablement tous participé à l’une de ces réunions où l’organisateur demande quelque chose du type « Alors, sur quoi tout le monde travaille en ce moment ? »

Et puis pendant une heure environ, c’est chaque personne après l’autre qui parcourt sa liste de tâches.

« Eh bien, je dois écrire cet email pour le compte Michut … »
“Quelques corrections de bugs sur la version 6.15…”

Cela continue encore et encore. Même si la réunion a lieu avec votre équipe directe, il est probable que plus de 50% de ce qui est dit ne soit pas pertinent pour vous et pour vos tâches.

La plupart des gens assistent à cette réunion en glandouillant en attendant que leur nom soit appelé, s’extirpant brutalement d’un rêve éveillé, pour déballer 2 ou 3 items de leur liste.

Nous connaissons tous ça.

Ces réunions sont inutiles … Alors comment pouvons-nous régler ceci ?

Pourquoi ces réunions existent-elles?

Quelques raisons souvent énoncées:

« Pour que tout le monde soit au même niveau d’information »

« Pour rendre compte de ce qu’on a fait, donner son rapport d’avancement »

« Pour connaître les dernières mises à jour sur tel ou tel dossier »

« Pour voir sur ce quoi vos coéquipiers travaillent »

Les vraies raisons :

  • La plupart des personnes qui deviennent manager ne savent pas comment organiser une réunion.
  • Bon nombre d’entre eux ne savent pas exactement sur quoi travaillent leurs collaborateurs directs, et donc ils s’instruisent en temps réel.
  • Quelqu’un a probablement créé cette réunion il y a des années quand un grand projet a été lancé. Même si la réunion a depuis longtemps perdu de sa pertinence, elle est toujours inscrite sur le calendrier et tout le monde s’y traîne quand ça arrive chaque semaine.

Comment peut-on améliorer cette situation ?

Nous devons d’abord apprendre aux gens à organiser de meilleures réunions. C’est difficile, mais pas impossible.

Quelques idées :

  • Prendre 10 minutes pour donner à tout le monde l’objectif de la réunion 1 jour avant. Chaque participant a donc la bande-annonce du film, ça s’appelle l’ordre du jour !
  • Instaurer une règle « Arrêter de rabâcher les mêmes choses »
  • Définir toutes les «parties prenantes» dès le départ; S’assurer que tout se termine par des actions …
  • La crème de la crème, l’organisateur rédige un mini résumé d’une page de la situation et le transmet en amont aux participants.
  • Lorsque tout le reste échoue, utiliser une méthode d’élimination pour simplement avoir moins de réunion.

Si vous avez des façons de mieux organiser la réunion, c’est un bon premier pas.

La prochaine chose dont vous avez besoin est un format différent.

Au lieu de « Alors, sur quoi tout le monde travaille en ce moment ? «  … essayons autre chose !

La nouvelle question est : « Quels sont les problèmes / points bloquants sur lesquels le reste de ce groupe pourrait apporter son aide ? »

La psychologie de cette question est à double tranchant

La manière positive

Vous encouragez véritablement un sens de la communauté, des relations, de la collaboration et de l’entraide.

Cette équipe parle maintenant de « Si j’ai des problèmes, je peux les exprimer et mes collègues m’aideront à trouver comment résoudre un problème lié au travail .»

Génial.

La manière négative:

Personne ne veut être perçu comme incompétent / inférieur / ne sait pas faire son travail.

Donc beaucoup de personnes pourraient rester silencieuses si vous posez cette question, ou, paradoxalement, aller simplement dans leur liste de tâches comment ça a toujours été le cas avant.

Le problème avec la liste de tâches

Le travail ne devrait même pas porter sur les tâches, mais plutôt sur la vue d’ensemble qui doit être exécutée de manière stratégique.

Oui, l’exécution est une tâche. Mais souvent, les tâches accaparent tout le reste et c’est bien là le problème !

Je peux travailler avec Benoît ou Marie. Ils font X, je fais Y. On va bosser sur quelques dossiers ici et là. Mais lors de la réunion du mercredi, je me moque de la longue liste de livrables qui va tuer l’après-midi de tout le monde.

Faites ce que vous avez à faire, et je balaie devant ma porte aussi. On travaillera ensemble quand il le faudra ! Pourquoi dois-je entendre Benoît parler de la façon dont il prévoit de passer son jeudi à contacter une agence de marketing par mail ? Génial. Sérieux, fais-le et basta !

Lorsque vous rencontrez un problème, rapportez ces difficultés au groupe. Et bossons ensemble pour le résoudre.

Les réunions prennent énormément de temps, et beaucoup de managers ne font que ça de leurs journées. Alors ce n’est pas peine perdue de tenter de les améliorer !