Si vous êtes né avant les années 1990, alors vous vous souvenez probablement de l’époque où recevoir un mail était amusant…

Dans les années 2000, Wanadoo annonçait joyeusement: « Vous avez un courrier non lu ! « . Aujourd’hui, Gmail célèbre le contraire: « Pas de nouveau courrier! « 

Un constat alarmant

La boîte mail est devenue un fardeau, et pour beaucoup, une source d’inquiétude quotidienne. Comme le saumon remontant la rivière, nous luttons contre le flux constant dans notre boîte de réception, et même si nous prenons une pause, le courant ne s’arrête jamais.

Malgré la montée en puissance de Slack, Hipchat et d’autres applications de messagerie, le courrier électronique reste la forme de communication la plus répandue dans les entreprises.

En pratique, le travailleur lambda envoie et reçoit 105 courriers électroniques chaque jour. Je reçois moi-même au moins 100 mails et en envoie environ 50 chaque jour.

Selon le McKinsey Global Institute, la vérification et l’envoi de mails occupe environ 28% de la semaine de travail moyenne des utilisateurs. Cela se traduit par 11 heures sur une semaine de 40 heures. Une part non négligeable sur notre productivité !

Au lieu de lutter contre le courant, nous pouvons trouver un moyen de le maîtriser. Et quoi de mieux que d’étudier les pros du marketing voués à la rédaction succincte et réussie de mails ?

Envoyer ou ne pas envoyer ?

Telle est la question. Ou du moins ça devrait l’être, avant même de cliquer sur « Rédiger ».

En fin de compte, un grand nombre de courriels que nous envoyons ne sont pas nécessaires.

Envoyer un mail superflu peut faire plus de dégâts que de bien, et même saper votre crédibilité aux yeux des destinataires.

Il devrait exister un contrat social tacite : j’accepte de respecter votre boîte de réception si vous acceptez de respecter la mienne.

Avant de rédiger un nouveau courrier électronique, demandez-vous si une autre forme de communication vous conviendrait mieux.

Si vous prévoyez des questions, par exemple, un appel téléphonique pourrait être la meilleure solution. La même logique s’applique aux questions personnelles. Les appels téléphoniques ont tendance à augmenter notre empathie et notre compréhension, par rapport à se cacher derrière nos écrans d’ordinateur.

D’autre part, si vous avez une petite question ou si vous avez besoin d’une clarification, une application de messagerie comme Slack ou un outil de collaboration comme Basecamp serait à la fois plus rapide et plus facile.

Bien que mettre en copie soit un moyen approprié de tenir les managers informés du statut d’un projet, le faire excessivement peut provoquer une méfiance entre collègues. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, je reste persuadé que copier en permanence le responsable ne crée pas de transparence !

Si vous décidez qu’un courrier électronique est nécessaire, voici trois points essentiels à prendre en compte.

Les trois parties d’un mail réussi

L’appel à l’action

Dans le jargon marketing, le CTA, ou appel à l’action (Call To Action), est la dernière partie d’un mail. C’est là que vous indiquez au destinataire quoi faire: inscrivez-vous ici, achetez maintenant, apprenez-en plus, etc.

Vous vous demandez peut-être pourquoi je commence par la fin, mais c’est parce que le CTA est la partie la plus importante de tout courrier électronique.

Les spécialistes du marketing par e-mail se soucient des sujets captivants et du bon contenu. Mais la mesure la plus importante est le taux de clics : combien de personnes passent à l’action après avoir reçu le mail. Et cela dépend de la force de notre CTA.

C’est la raison pour laquelle nous devrions commencer par l’appel à l’action, et revenir en arrière à partir de là.

Gardez cela à l’esprit. Considérez l’objectif final de votre mail. Que vous cherchiez une réponse ou que vous demandiez une action supplémentaire, assurez-vous que le résultat souhaité est clair et net. Et si possible, faites des suggestions plutôt que des questions ouvertes.

Par exemple, plutôt que:

@Jean : dis-moi quand on peut se voir à propos de ce dossier ?

Essayez :

@Jean : Confirme-moi STP si jeudi à 11h est OK pour toi pour parler de ce dossier.

Ou encore un plus plus persuasif …

@Jean : Je vais réserver la salle de réunion pour jeudi à 11 heures, pour parler de ce dossier, à moins que tu ne souhaites autre chose.

En termes de formatage, donnez une grande visibilité à vos appels à l’action. Utilisez un paragraphe séparé et des polices en gras et claires.
Lorsqu’il y a plusieurs éléments d’action, séparez-les par des puces et essayez de limiter vos éléments d’action à maximum 2 par e-mail. Envoyez de nouveaux courriels pour des actions supplémentaires.

Et si vous vous adressez plusieurs destinataires, utilisez «@» pour diriger les actions vers différentes personnes.

Une fois que vous êtes satisfait de votre appel à l’action, il est temps de composer le corps du courrier !

Le corps du mail

L’envoi de longs messages est l’erreur la plus commise lors de la rédaction d’e-mails professionnels car cela réduit les chances que votre e-mail soit lu de bout en bout.

Les e-mails efficaces sont des e-mails brefs. De plus, 47% de tous les e-mails sont maintenant ouverts sur un appareil mobile, ce qui accroît le besoin de concision.

En règle générale (et par courtoisie pour les yeux fatigués de votre destinataire), limitez le nombre de courriels à 150 mots ou moins. Oui, c’est peu !

Si vous ne pouvez pas travailler avec ce nombre de mots, demandez-vous si une autre forme de communication serait plus appropriée, ou bien rédigez plusieurs mails.

Les pro du marketing recommandent également que nous essayions de créer des liens personnels avec nos lecteurs. Après tout, tous les mails qu’on envoie ne sont pas palpitants. Mais vous pouvez toujours insérer un petit mot perso pour créer un rapport et rappeler à votre lecteur qu’il y a un humain à l’autre bout de son écran !

L’objet du mail

Dernier point, mais non des moindres, écrivez un objet efficace. Dans le monde du marketing, des études montrent que 50% des abonnés ouvrent un courrier électronique en se basant uniquement sur la ligne d’objet.

Cette ligne et votre nom sont les premiers détails qu’un destinataire voit lors de l’analyse de sa boîte de réception. Donc, ne traitez pas l’objet du mail comme une réflexion après coup. Passez quelques minutes de plus à rédiger un sujet de courrier électronique informatif et, si possible, créatif.

Personnellement, j’aime bien écrire le premier mot entre crochet pour annoncer tout de suite la couleur.

[ACTION] – Obligatoire pour le destinataire de prendre des mesures

[SIGNER] – Requiert la signature du destinataire

[INFO] – À titre informatif seulement. Aucune réponse ou action requise

[DECISION] – Requiert une décision du destinataire

[DEMANDE] – Demande la permission ou l’approbation du destinataire

N’ayez pas peur de faire preuve de créativité ! Par exemple, plutôt que :

Objet : réunion du comité d’adhésion

Essayez:

Objet: [DEMANDE] Dirigez-vous la réunion du comité des membres ce vendredi ?

En un coup d’œil, l’objet indique instantanément au lecteur ce que vous voulez. Cela signifie que vous obtiendrez probablement une réponse plus rapide, en particulier lorsque seule une réponse courte est requise.

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