En matière de gestion des mails, on voit à peu près de tout. Certains ont des dossiers par année, d’autres par thématiques, ou bien encore par expéditeurs…
Personnellement, autrefois j’étais plutôt adepte des dossiers par thème. Et puis un jour, après avoir fait des centaines de glisser/déposer de mails vers leur dossier de destination, je me suis rendu compte que je perdais des dizaines de minutes par jour simplement à déplacer des mails …. qui en plus ne me resserviront jamais dans 95% des cas !
Bref, une pure perte de temps …
Alors j’ai adopté le dossier unique. Du moins sur le principe, car en pratique il y a 3 dossiers désormais dans ma boîte de messagerie.
>> la boite de réception basique
>> le dossier « à faire »
>> le dossier « Archives »
Et bien sûr la corbeille !
>> Si un mail prend moins de 2 minutes à traiter, je le traite tout de suite, sinon je le mets dans « à faire »
>> Si c’est un mail d’info, sans action de ma part, si je le juge utile à garder, je le mets dans « Archives », sinon à la corbeille. Idéalement vous devriez supprimer au minimum 1 message sur 2 au départ, puis 4 messages sur 5 avec l’habitude, c’est amplement suffisant.
>> Fixez une règle qui copie/colle vos messages envoyés dans le dossier « Archives » et qui les supprime du dossier standard « messages envoyés »
A ce stade vous pouvez même gagner encore un peu de temps avec des raccourcis clavier si vous utilisez Microsoft Outlook, en les paramétrant dans le logiciel : par exemple en faisant ctrl +shift + P pour envoyer directement le mail en cours vers le dossier « Archives ». Privilégiez des raccourcis faciles à faire ce sera plus rapide que de reprendre la souris à chaque fois !
C’est là qu’intervient le moteur de recherche de votre messagerie, utilisez-le à bon escient et apprenez tous les raccourcis pour vos recherches.
Vous cherchez un message de Vanessa Martin ? tapez « from:vmartin » ou « from:vanessa.martin » selon la règle en usage pour les adresses mail dans votre entreprise.
Vous cherchez un message que vous avez envoyé à Matthieu Dupont ? tapez « from:votrenom to:mdupont »
Vous pouvez utiliser les filtres de la messagerie mais à l’usage vous verrez que c’est plus rapide de taper à la main !
Bien sûr tous les mots-clés qui décrivent le mail peuvent être utilisés pour la recherche ! là aussi avec l’habitude vous connaitrez les bons mots clés.
Un conseil pour les mails que vous rédigez : utilisez des mots-clés dans l’objet ou dans le corps du mail, vous le retrouverez très rapidement ainsi !
Premièrement, un gain de temps lors du tri des mails, plus besoin de se poser la question, tiens est-ce que je mets ce mail dans Projet truc ou bien dans Equipe Bidule ? parce que pfffff les deux conviennent quoi….
Deuxièmement, un gain de temps dans la recherche de mails : ça me hérisse les poils de voir les gens scroller des mails puis changer et revenir entre leurs dossiers pour retrouver un mail …
Pourquoi supprimer un maximum de mails ? D’une part car ça ne sert à rien de faire chauffer des serveurs pour garder des trucs que vous ne lirez plus, et d’autre part car cela vous garde affûté comme jamais dans votre gestion de votre boite mail ! ne videz pas la corbeille trop régulièrement, ainsi cela vous laisse une petite sécurité en cas de gâchette trop rapide …
Depuis quelques mois, j’utilise aussi ce principe de dossier unique pour mes fichier excel ou autres sur mon PC. Avec une bonne discipline dans la dénomination de chaque fichier, le moteur de gestion fait le travail bien mieux que moi pour retrouver un fichier !! un vrai bonheur.
Simplement dans le bon sens 